10 medidas clave para prevenir un fraude corporativo

Muchos negocios de todos los sectores y tamaños han instituido políticas y estrategias agresivas frente a la pandemia, desde el uso del trabajo remoto, reducción de salarios a empleados, hasta el despido masivo del personal. Este conjunto de situaciones ha permitido que el fraude pueda extenderse más fácilmente dentro de las organizaciones debido a debilidades existentes y nuevos retos con respecto a los controles de riesgo con los que cuentan.

Las empresas se enfrentan a crear nuevas estrategias de negocio apalancadas en canales virtuales y, al tener que reaccionar de manera acelerada frente a los retos actuales del mercado, el control de los procesos pasa a segundo plano, ya que lo prioritario es mantener los ingresos. Esto abre nuevas ventanas de oportunidad que pueden ser utilizadas por empleados y externos para un mal manejo de la información o realizar algún tipo de fraude.

Antes de la pandemia de COVID- 19 el mayor número de incidentes fraudulentos se enfocaban en la sustracción de activos, malversación de efectivo o usos inadecuados de los recursos de la compañía, ahora, el inadecuado manejo de herramientas digitales y las brechas de control durante el trabajo remoto han impulsado el incremento de delitos digitales como el robo de información confidencial, la manipulación de documentos o el mal uso de las bases de datos de los clientes.

“Nuestra experiencia en el mercado local y regional nos ha ayudado a corroborar lo que dice la teoría sobre el fraude y nos muestra que en la práctica los principales factores de ocurrencia de fraude son la oportunidad, la motivación y la racionalización. En el contexto actual, vemos la presencia de estos factores con mucha mayor claridad”, indicó Brian Weihs, director ejecutivo de Kroll México, una división de Duff & Phelps.

La mayoría de los negocios que operado durante la crisis sanitaria han debido suplir la demanda de manera rápida, orillándolos a flexibilizar procesos de control esenciales con sus proveedores, servicios, personal e instrumentos de trabajo, lo que deriva en una administración vulnerada y una falta de los debidos mecanismos de supervisión.

“Lamentablemente muchos de estos fraudes no se podrán detectar hasta dentro de varios meses o tras la quiebra de la empresa, debido a que muchos negocios continuarán enfocados en sobrevivir, dejando a un lado procesos de control, monitoreo de transacciones importantes y soportes de prevención de riesgos”, explicó Arturo del Castillo, director ejecutivo asociado de Kroll México.

10 medidas clave para prevenir el fraude corporativo en las empresas mexicanas:

1. Discutir los riesgos de fraude y seguridad cibernética regularmente en las reuniones de la junta y decidir sobre medidas que mejoren la prevención, detección y remediación en esas sesiones.
2. Levantar una matriz de riesgos de fraude con base en la nueva realidad de la empresa, identificando procesos o áreas de particular vulnerabilidad de fraude o ciberataques.
3. Asegurar que la gerencia capacite y brinde informes sobre fraude y ciberseguridad para educar a la junta y crear concientización sobre el tema.
4. Mantener registros de los problemas de ciberseguridad y ataques de fraude dirigidos a la corporación.
5. Realizar monitoreo dirigido a las contrataciones realizadas de manera urgente, sobre todo las que se realizaron sin pasar por todos los pasos normales de contratación a raíz de la urgencia.
6. Realizar monitoreo a los contratos realizados en campo, con especial enfoque en los casos en que el equipo de auditoría y cumplimiento no ha podido realizar visitas físicas de la manera acostumbrada.
7. Fortalecer la cultura corporativa en contra de fraudes, involucrando a los empleados en la prevención del fraude y reforzando el mensaje de que la mitigación de riesgos de fraude corresponde a todos.
8. Sostener controles alineados y mantener una comunicación abierta con los diferentes grupos de interés.
9. Brindar mayor apoyo a las áreas operativas de Auditoría interna y de cumplimiento.
10. Divulgar con frecuencia el código de ética y mecanismo sobre prevención de fraude, así como líneas de denuncia, protocolos de investigación, sanciones e implicaciones jurídicas del no cumplimiento de las políticas y procedimientos de la compañía.

Esta crisis puede también representar una oportunidad para mejorar procesos y controles dentro de la organización.

“Este contexto desafiante también nos ofrece una oportunidad para implementar nuevas prácticas, revisar asuntos que antes pasaban desapercibidos, capacitar, auditar y promover una operación más eficiente, rentable y segura en el mediano y largo plazo,” señalaron los expertos de Kroll México.

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